Quản lý bảng lương
Tính toán, ghi nhận và phê duyệt chi trả lương thưởng hàng tháng cho nhân viên, tự động hóa việc tính toán lương thực lãnh và cung cấp dữ liệu phân tích công bằng thu nhập.
Ngữ cảnh & Ai dùng
Khi nào dùng: Khi đến kỳ chốt lương cuối tháng hoặc cần ghi nhận các khoản thưởng/phụ cấp đặc biệt cho nhân viên.
Người thực hiện: Chuyên viên Nhân sự/Kế toán (nhập liệu và tính toán); Quản lý/Giám đốc (phê duyệt chi trả).
Tần suất: Định kỳ hàng tháng.
Hướng dẫn nhập liệu
Bước 1: Truy cập tính năng
- Trên menu bên trái, chọn Quản trị nhân sự → Quản lý bảng lương.
- Nhấn nút + Tạo bảng lương để nhập liệu mới cho một nhân viên.
Hình 1: Danh sách bảng lương các tháng
Bước 2: Nhập các khoản thu nhập và khấu trừ
ℹ️ Thông tin: Lương thực lãnh (Net Salary) không cần nhập thủ công, hệ thống sẽ tự động tính dựa trên công thức:
Lương cơ bản + Thưởng + Phụ cấp - Khấu trừ - Thuế.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Nhân viên | ✅ | Người nhận lương | Chọn từ danh sách nhân sự |
| Tháng áp dụng | ✅ | Kỳ lương được tính | Chọn tháng/năm (ví dụ: 04/2025) |
| Lương cơ bản | ✅ | Mức lương cứng theo hợp đồng | Nhập số tiền (VNĐ) |
| Thưởng (Bonus) | ❌ | Các khoản thưởng thêm, KPI | Nhập số tiền, để trống nếu không có |
| Phụ cấp (Allowances) | ❌ | Phụ cấp ăn trưa, đi lại, v.v. | Nhập số tiền |
| Khấu trừ (Deductions) | ❌ | Phạt, trừ lỗi vi phạm nội quy | Nhập số tiền |
| Thuế (Tax) | ❌ | Thuế TNCN hoặc BHXH trừ vào lương | Nhập số tiền |
| Trạng thái | ✅ | Tình trạng của phiếu lương | Nháp (Draft), Đã duyệt (Approved), Đã chi trả (Paid) |
Hình 2: Form tính toán bảng lương chi tiết
Bước 3: Phê duyệt và Chi trả
Quy trình chuẩn của một phiếu lương đi qua 3 trạng thái:
- Nháp (Draft): Trạng thái mặc định khi vừa tạo, cho phép tự do chỉnh sửa các con số.
- Đã duyệt (Approved): Kế toán trưởng hoặc Giám đốc xác nhận số liệu đã chốt. Lúc này phiếu lương không thể chỉnh sửa.
- Đã chi trả (Paid): Kế toán đánh dấu khi tiền đã được chuyển thành công. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập Ngày chi trả thực tế.
💡 Mẹo: Các báo cáo ESG về tổng chi phí nhân sự và khoảng cách lương (Gender Pay Gap) chỉ lấy dữ liệu từ các phiếu lương ở trạng thái Đã chi trả.
Ví dụ điền mẫu sẵn
Tình huống: Tạo phiếu lương tháng 4/2025 cho nhân viên có lương cơ bản 15.000.000 VNĐ, phụ cấp ăn trưa 1.000.000 VNĐ, đóng BHXH 1.575.000 VNĐ.
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Nhân viên | Nguyễn Văn A |
| Tháng áp dụng | 04/2025 |
| Lương cơ bản | 15.000.000 |
| Thưởng | 0 |
| Phụ cấp | 1.000.000 |
| Khấu trừ | 0 |
| Thuế (Thuế + BH) | 1.575.000 |
| Lương thực lãnh | (Hệ thống tự tính: 14.425.000) |
| Trạng thái | Nháp (Draft) |
Lỗi nhập liệu thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Lương thực lãnh bị âm (-) | Tổng khoản Khấu trừ và Thuế lớn hơn Tổng thu nhập | Kiểm tra lại các con số nhập vào ở phần Khấu trừ |
| Không thể chỉnh sửa phiếu lương | Phiếu lương đã chuyển sang trạng thái "Đã duyệt" hoặc "Đã chi trả" | Nếu phát hiện sai sót, người có quyền (Admin/Kế toán trưởng) phải chuyển trạng thái về "Nháp" để sửa |
| Không chốt được trạng thái "Đã chi trả" | Quên nhập Ngày chi trả | Hệ thống yêu cầu bắt buộc phải chọn ngày chuyển tiền thực tế khi cập nhật trạng thái này |