Quản trị sự cố
Ghi nhận và theo dõi toàn bộ vòng đời sự cố an toàn lao động — từ lúc phát sinh đến khi giải quyết hoàn toàn, hỗ trợ báo cáo tuân thủ theo ISO 45001 và GRI 403.
Ngữ cảnh & Ai dùng
Khi nào dùng: Khi phát sinh sự cố tai nạn, thương tích, bệnh nghề nghiệp hoặc sự cố an toàn tại nơi làm việc cần được ghi nhận chính thức.
Người thực hiện: Cán bộ an toàn lao động / người quản lý trực tiếp (nhập liệu); Lãnh đạo (phê duyệt và theo dõi trạng thái).
Tần suất: Ngay khi sự cố xảy ra — không để quá 24 giờ sau sự kiện.
Hướng dẫn nhập liệu
Bước 1: Truy cập tính năng
- Trên menu bên trái, chọn Quản trị → Quản trị sự cố.
- Nhấn nút + Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình danh sách.
Hình 1: Màn hình danh sách sự cố — người dùng tự chèn ảnh chụp màn hình thực tế
Bước 2: Điền thông tin cơ bản
ℹ️ Thông tin: Điền đầy đủ các trường có dấu ✅ trước khi lưu. Mã sự cố sẽ được hệ thống tự động tạo nếu bỏ trống.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Mã sự cố | ❌ | Mã định danh sự cố, hệ thống tự tạo theo dạng SC001, SC002... | Để trống (hệ thống tự tạo) hoặc nhập thủ công |
| Phòng ban | ✅ | Phòng ban/bộ phận nơi xảy ra sự cố | Chọn từ danh sách |
| Ngày xảy ra sự cố | ✅ | Ngày cụ thể xảy ra sự cố | Chọn ngày, không được chọn ngày tương lai |
| Thời gian xảy ra sự cố | ✅ | Giờ xảy ra sự cố (định dạng HH:mm) | Ví dụ: 08:30 |
| Loại sự cố | ✅ | Phân loại sự cố theo danh mục | Chọn từ danh sách (hoặc nhấn + để thêm loại mới) |
| Mức độ nghiêm trọng | ✅ | Đánh giá mức độ tác động của sự cố | Xem bảng mức độ bên dưới |
| Người báo cáo | ✅ | Nhân viên phát hiện và báo cáo sự cố | Chọn từ danh sách nhân viên |
| Số giờ lao động bị ảnh hưởng | ❌ | Số giờ làm việc bị gián đoạn hoặc mất do sự cố | Nhập số giờ (nếu có) |
| Vị trí xảy ra sự cố | ✅ | Mô tả cụ thể địa điểm xảy ra (tối đa 255 ký tự) | Ví dụ: Khu vực xưởng sản xuất số 1 |
| Mô tả sự cố | ✅ | Mô tả chi tiết diễn biến sự cố | Văn bản tự do, nên đầy đủ: ai, làm gì, kết quả |
Giải thích Mức độ nghiêm trọng
| Giá trị | Nhãn hiển thị | Khi nào chọn |
|---|---|---|
minor | Nhẹ | Không gây thương tích hoặc thương tích nhẹ, không cần nghỉ việc |
moderate | Trung bình | Thương tích cần điều trị y tế, nghỉ việc dưới 3 ngày |
serious | Nghiêm trọng | Thương tích nặng, nghỉ việc từ 3 ngày trở lên, cần nhập viện |
fatal | Tử vong | Sự cố gây tử vong |
⚠️ Lưu ý: Khi chọn mức độ Nghiêm trọng (
serious) hoặc Tử vong (fatal), hệ thống sẽ tự động hiển thị cảnh báo yêu cầu báo cáo cơ quan chức năng.
Hình 2: Phần thông tin cơ bản của form nhập sự cố
Bước 3: Khai báo người liên quan
- Trong phần Người liên quan, nhấn + Thêm người liên quan để khai báo từng nạn nhân hoặc nhân chứng.
- Điền thông tin cho mỗi người: họ tên, vai trò trong sự cố, mức độ thương tích (nếu có), phòng ban.
💡 Mẹo: Có thể thêm nhiều người liên quan cho một sự cố. Mỗi người được khai báo độc lập.
Bước 4: Ghi nhận hành động và phân tích
ℹ️ Thông tin: Các trường này không bắt buộc khi tạo sự cố ban đầu nhưng cần được cập nhật trong quá trình điều tra.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Hướng dẫn điền |
|---|---|---|---|
| Hành động ngay lập tức | ❌ | Mô tả các hành động khắc phục tức thời sau sự cố | Ví dụ: sơ cứu, cô lập khu vực, gọi cấp cứu |
| Nguyên nhân gốc | ❌ | Phân tích nguyên nhân sâu xa gây ra sự cố | Dùng phương pháp 5 Whys hoặc phân tích nguyên nhân |
| Biện pháp khắc phục | ❌ | Kế hoạch hành động dài hạn để ngăn tái diễn | Bao gồm đào tạo, thay đổi quy trình, cải thiện cơ sở vật chất |
Bước 5: Cập nhật trạng thái xử lý
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Trạng thái | ✅ | Giai đoạn hiện tại của sự cố | Xem bảng trạng thái bên dưới |
| Ngày giải quyết | ✅ (khi trạng thái = Đã giải quyết) | Ngày sự cố được đóng lại chính thức | Chọn ngày |
| Đã báo cáo cơ quan chức năng | ❌ | Xác nhận đã thông báo cơ quan nhà nước | Bật/Tắt (Switch) |
Giải thích Trạng thái sự cố
| Giá trị | Nhãn hiển thị | Ý nghĩa |
|---|---|---|
reported | Đã báo cáo | Sự cố vừa được ghi nhận, chưa điều tra |
under_investigation | Đang điều tra | Đang trong quá trình phân tích nguyên nhân |
resolved | Đã giải quyết | Sự cố đã được xử lý hoàn toàn, đóng hồ sơ |
⚠️ Lưu ý: Khi chuyển sang trạng thái Đã giải quyết, hệ thống tự động điền Ngày giải quyết là hôm nay. Bạn có thể thay đổi nếu cần.
Bước 6: Đính kèm tài liệu
Có 2 cách đính kèm tài liệu cho sự cố:
Cách 1 — Chọn từ thư viện hệ thống:
- Nhấn Chọn từ thư viện tài liệu trong phần Tài liệu & Đính kèm.
- Tìm kiếm và tích chọn tài liệu liên quan (biên bản điều tra, biên bản sơ cứu...).
- Nhấn Xác nhận để gắn vào sự cố.
Cách 2 — Tải lên file mới:
- Kéo thả file hoặc nhấn để chọn file từ máy tính.
- Định dạng hỗ trợ: PDF, DOC, XLS, PPT, hình ảnh. Tối đa 10MB mỗi file.
Bước 7: Lưu & Xác nhận
- Nhấn Lưu để ghi nhận toàn bộ thông tin sự cố.
- Hệ thống tự động tạo Mã sự cố (nếu để trống) theo định dạng
SC001. - Bản ghi mới xuất hiện trong danh sách với trạng thái Đã báo cáo (màu đỏ).
💡 Mẹo: Để cập nhật sự cố sau khi điều tra xong, vào danh sách → nhấn biểu tượng Chỉnh sửa → cập nhật Nguyên nhân gốc, Biện pháp khắc phục và chuyển trạng thái sang Đã giải quyết.
Ví dụ điền mẫu sẵn
Tình huống: Ghi nhận sự cố công nhân bị trơn trượt ngã tại khu vực xưởng, gây thương tích nhẹ.
Sao chép bảng dưới đây và thay thế bằng giá trị thực tế.
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Mã sự cố | (để trống — hệ thống tự tạo) |
| Phòng ban | Xưởng Sản xuất |
| Ngày xảy ra sự cố | 29/04/2025 |
| Thời gian xảy ra sự cố | 08:30 |
| Loại sự cố | Tai nạn lao động (INJ) |
| Mức độ nghiêm trọng | Nhẹ (minor) |
| Người báo cáo | Nguyễn Văn A (Tổ trưởng xưởng) |
| Vị trí xảy ra sự cố | Khu vực xưởng sản xuất số 1, gần cổng ra vào |
| Mô tả sự cố | Công nhân bị trượt ngã do sàn nhà có vết dầu loang chưa được làm sạch kịp thời, dẫn đến chấn thương nhẹ phần mềm ở tay trái. |
| Hành động ngay lập tức | Đã tiến hành sơ cứu tại chỗ, đặt biển cảnh báo và dọn sạch vết dầu loang khu vực xảy ra sự cố. |
| Nguyên nhân gốc | Quy trình vệ sinh thiết bị rò rỉ chưa được thực hiện nghiêm ngặt; tổ trưởng chưa kịp thời phát hiện và xử lý. |
| Biện pháp khắc phục | Tiến hành bảo dưỡng thiết bị rò rỉ; lập lịch kiểm tra định kỳ và tổ chức đào tạo lại quy trình vệ sinh xưởng. |
| Trạng thái | Đang điều tra (under_investigation) |
| Đã báo cáo cơ quan chức năng | Không (tắt) |
Lỗi nhập liệu thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Không lưu được — báo lỗi "Vui lòng chọn phòng ban" | Chưa chọn Phòng ban | Cuộn lên phần Thông tin cơ bản và chọn phòng ban từ danh sách |
| Không lưu được — báo lỗi "Vui lòng chọn người báo cáo" | Trường Người báo cáo để trống | Chọn nhân viên từ danh sách dropdown Người báo cáo |
| Không thấy trường Ngày giải quyết | Trạng thái chưa được chuyển sang Đã giải quyết | Chọn trạng thái Đã giải quyết — trường ngày sẽ hiện ra |
| Không tải được file đính kèm | File vượt quá 10MB hoặc sai định dạng | Nén file hoặc chuyển sang định dạng PDF trước khi tải lên |
| Cảnh báo "Sự cố cần báo cáo cơ quan chức năng" xuất hiện | Đã chọn mức độ Nghiêm trọng hoặc Tử vong | Đây là cảnh báo hợp lệ — cần bật công tắc Đã báo cáo cơ quan chức năng sau khi hoàn thành thủ tục báo cáo |
| Danh sách Loại sự cố trống | Chưa có dữ liệu loại sự cố trong hệ thống | Nhấn nút + bên cạnh dropdown để thêm loại sự cố mới |
Xem Dashboard thống kê sự cố
Ngoài nhập liệu, tính năng Quản trị sự cố còn cung cấp Dashboard thống kê:
- Trên menu bên trái, chọn Quản trị → Quản trị sự cố → Tab Dashboard.
- Dashboard hiển thị:
- Tổng số sự cố theo từng trạng thái và mức độ nghiêm trọng
- Biểu đồ xu hướng sự cố theo thời gian
- Các sự cố quá hạn (chưa giải quyết sau 30 ngày)
- Danh sách sự cố cần báo cáo cơ quan chức năng
ℹ️ Thông tin: Sự cố được coi là quá hạn khi chưa chuyển sang trạng thái Đã giải quyết sau hơn 30 ngày kể từ ngày xảy ra.