Quản lý hồ sơ nhân viên
Ghi nhận thông tin chi tiết về người lao động từ thông tin cá nhân, định danh, phân bổ phòng ban đến loại hình hợp đồng, hỗ trợ báo cáo đa dạng nhân sự theo chuẩn GRI 405.
Ngữ cảnh & Ai dùng
Khi nào dùng: Khi có nhân viên mới gia nhập công ty hoặc cần cập nhật thông tin cá nhân, chức vụ, luân chuyển phòng ban của nhân viên hiện tại.
Người thực hiện: Chuyên viên Nhân sự (HR) trực tiếp nhập liệu; Quản lý bộ phận có thể xem danh sách nhân viên thuộc quyền quản lý.
Tần suất: Mỗi khi có thay đổi về biến động nhân sự (tuyển mới, luân chuyển, nghỉ việc).
Hướng dẫn nhập liệu
Bước 1: Truy cập tính năng
- Trên menu bên trái, chọn Quản trị nhân sự → Hồ sơ nhân viên.
- Nhấn nút + Thêm nhân viên ở góc trên bên phải để tạo mới, hoặc chọn biểu tượng chỉnh sửa trên một nhân viên có sẵn.
Hình 1: Danh sách hồ sơ nhân viên
Bước 2: Điền thông tin cá nhân & Công việc
ℹ️ Thông tin: Các trường có dấu ✅ là thông tin bắt buộc để hệ thống có thể quản lý và hiển thị chính xác.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Mã nhân viên | ✅ | Mã định danh duy nhất của nhân viên | Ví dụ: EMP001, NV2025 |
| Họ và đệm / Tên | ✅ | Tên đầy đủ của nhân viên | Nhập văn bản |
| ✅ | Địa chỉ email công việc hoặc cá nhân | Định dạng email chuẩn | |
| SĐT / CCCD | ❌ | Số điện thoại và Căn cước công dân | Nhập số |
| Ngày sinh / Giới tính | ✅ | Phục vụ báo cáo đa dạng độ tuổi, giới tính | Chọn ngày / Chọn Nam, Nữ, Khác |
| Phòng ban | ✅ | Nơi nhân viên trực thuộc làm việc | Chọn từ danh sách phòng ban |
| Chức vụ | ✅ | Vị trí công việc hiện tại | Chọn từ danh sách chức vụ |
| Quản lý trực tiếp | ❌ | Người đánh giá và duyệt yêu cầu của nhân viên | Chọn nhân viên có sẵn |
| Ngày vào làm | ✅ | Ngày chính thức gia nhập công ty | Chọn ngày |
| Ngày hết hạn HĐ | ❌ | Ngày kết thúc hợp đồng hiện tại | Chọn ngày |
| Loại hợp đồng | ✅ | Hình thức giao kết lao động | Ví dụ: Toàn thời gian, Bán thời gian |
| Trạng thái | ✅ | Tình trạng làm việc hiện tại | Đang làm việc, Nghỉ phép, Đã nghỉ việc |
Các đánh dấu đặc biệt (Báo cáo ESG)
Hệ thống cung cấp các công tắc (Switch) để đánh dấu đặc tính nhân sự phục vụ trực tiếp cho báo cáo ESG:
| Cờ đánh dấu (Switch) | Ý nghĩa | Áp dụng khi nào |
|---|---|---|
| Nhân sự địa phương | Xác định lao động được tuyển dụng từ cộng đồng địa phương | Dùng cho báo cáo tỷ lệ quản lý/lao động địa phương |
| Ban điều hành | Người thuộc nhóm quản lý cấp cao nhất | Dùng cho báo cáo cấu trúc ban lãnh đạo |
| Thành viên độc lập | Thành viên HĐQT độc lập | Thể hiện tính minh bạch trong quản trị |
Hình 2: Form nhập thông tin hồ sơ nhân viên
Bước 3: Lưu & Xác nhận
- Nhấn Lưu để hoàn tất việc tạo mới hoặc cập nhật.
- Kiểm tra thông tin nhân viên vừa tạo trong lưới danh sách.
💡 Mẹo: Mã nhân viên nên được đặt theo quy tắc thống nhất của công ty (ví dụ:
[Mã bộ phận]-[Số thứ tự]) để dễ dàng tìm kiếm và đồng bộ với máy chấm công.
Ví dụ điền mẫu sẵn
Tình huống: Thêm mới một nhân viên vị trí Chuyên viên Marketing, hợp đồng toàn thời gian, là người địa phương.
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Mã nhân viên | MKT042 |
| Họ và đệm | Nguyễn Thị |
| Tên | Lan |
| lan.nguyen@company.com | |
| Ngày sinh | 15/08/1995 |
| Giới tính | Nữ |
| Phòng ban | Phòng Marketing |
| Chức vụ | Chuyên viên |
| Ngày vào làm | 01/05/2025 |
| Loại hợp đồng | Toàn thời gian (Full-time) |
| Trạng thái | Đang làm việc (Active) |
| Nhân sự địa phương | Bật (Có) |
Lỗi nhập liệu thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Không lưu được — báo lỗi "Email đã tồn tại" | Email này đã được gán cho một nhân sự khác | Kiểm tra lại email hoặc liên hệ IT nếu nhân sự dùng lại email cũ |
| Không thấy người quản lý trong danh sách | Người quản lý đó chưa được tạo hồ sơ hoặc ở trạng thái đã nghỉ việc | Tạo hồ sơ cho người quản lý trước, hoặc chọn người quản lý cấp cao hơn |
| Thiếu số liệu trên biểu đồ đa dạng (Diversity) | Bỏ trống các trường Ngày sinh, Giới tính | Vào chỉnh sửa hồ sơ và bổ sung các trường nhân khẩu học |