Quản lý đào tạo
Tổ chức và theo dõi các chương trình đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài, ghi nhận số giờ học và cấp chứng chỉ nhằm nâng cao năng lực nhân sự, đáp ứng yêu cầu báo cáo chuẩn GRI 404.
Ngữ cảnh & Ai dùng
Khi nào dùng: Khi công ty tổ chức khóa học mới, yêu cầu nhân sự tham gia huấn luyện (an toàn lao động, chống tham nhũng) hoặc khi cần cập nhật kết quả thi/chứng chỉ của học viên.
Người thực hiện: Chuyên viên Đào tạo (L&D) hoặc Bộ phận Nhân sự.
Tần suất: Mỗi khi có lịch đào tạo mới hoặc khi một khóa đào tạo kết thúc.
Hướng dẫn nhập liệu
Bước 1: Khởi tạo Khóa đào tạo
- Trên menu bên trái, chọn Quản trị nhân sự → Quản lý đào tạo.
- Nhấn nút + Tạo khóa đào tạo ở góc trên cùng bên phải.
Hình 1: Danh sách các khóa đào tạo
ℹ️ Thông tin: Hệ thống tự động phân loại trạng thái khóa học là Sắp diễn ra (Upcoming), Đang diễn ra (Ongoing), hay Đã hoàn thành (Completed) dựa vào Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc.
Bước 1: Khai báo Thông tin cơ bản
Tab này chứa các thông tin tổng quan nhất về khóa học.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Tên khóa đào tạo | ✅ | Chủ đề của chương trình đào tạo | Nhập văn bản |
| Người đào tạo / Tổ chức | ✅ | Tên giảng viên và đơn vị cung cấp | Nhập văn bản |
| Loại đào tạo | ✅ | Tính chất bắt buộc hay tự nguyện | Chọn từ danh sách (Bắt buộc, ESG, Tự chọn...) |
| Danh mục đào tạo | ✅ | Phân loại nội dung học | Chọn từ danh sách (An toàn, Chống tham nhũng...) |
| Thời lượng (giờ) | ❌ | Tổng số giờ học dự kiến | Nhập số |
| Thời gian đào tạo | ✅ | Khung thời gian diễn ra khóa học | Chọn khoảng ngày |
| Chức vụ / Phòng ban yêu cầu | ❌ | Đối tượng chính của khóa học | Chọn từ danh sách |
Hình 2: Form khai báo thông tin khóa đào tạo
Bước 2: Quản lý Danh sách học viên & Tiến độ
Tab này dùng để gán nhân viên vào lớp học và cập nhật điểm số, trạng thái.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Học viên | ✅ | Nhân viên tham gia khóa học | Chọn từ danh sách nhân viên |
| Trạng thái | ✅ | Tình trạng học tập của nhân viên | Đã đăng ký, Đã tham gia, Đạt, Không đạt |
| Điểm | ❌ | Điểm số đánh giá cuối khóa | Nhập số từ 0 - 100 |
| Nhận xét | ❌ | Đánh giá thêm từ giảng viên | Nhập văn bản tự do |
💡 Mẹo: Các khóa đào tạo thuộc danh mục "Chống tham nhũng" hoặc "Nhân quyền" khi có học viên đạt trạng thái "Đạt" sẽ tự động được bóc tách số liệu lên Dashboard báo cáo ESG (Governance/Social).
Hình 3: Quản lý danh sách học viên và cập nhật trạng thái
Bước 3: Thiết lập Lịch trình buổi đào tạo
Chia nhỏ khóa học thành nhiều buổi học chi tiết để dễ dàng theo dõi thời gian và địa điểm.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Tiêu đề | ❌ | Tên nội dung của buổi học | Nhập văn bản (Ví dụ: Giới thiệu chung) |
| Ngày | ✅ | Ngày diễn ra buổi học | Chọn ngày (phải nằm trong khoảng thời gian của khóa học) |
| Bắt đầu / Kết thúc | ✅ | Khung giờ của buổi học | Chọn giờ (định dạng HH:mm) |
| Số giờ | ❌ | Thời lượng của riêng buổi học này | Nhập số |
| Hình thức | ✅ | Cách thức tổ chức buổi học | Trực tuyến (Online), Trực tiếp (Offline), Kết hợp (Hybrid) |
| Địa điểm / Link họp | ❌ | Nơi học hoặc đường link tham gia | Nhập văn bản hoặc URL (phụ thuộc vào Hình thức học) |
Hình 4: Thiết lập lịch trình chi tiết cho từng buổi học
Bước 4: Khai báo Thông tin chứng chỉ
Xác định xem khóa học này có cấp giấy chứng nhận cho học viên hay không.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Có cấp chứng chỉ | ❌ | Khóa học có thi và cấp chứng chỉ không | Chọn Có/Không (Bật/Tắt) |
| Thời hạn chứng chỉ (tháng) | ❌ | Số tháng chứng chỉ có hiệu lực | Nhập số (chỉ mở khi bật "Có cấp chứng chỉ") |
Hình 5: Khai báo thông tin cấp chứng chỉ khóa học
Bước 5: Đính kèm Tài liệu
Sử dụng tab Tài liệu đính kèm để tải lên các tệp tin liên quan đến khóa học như:
- Đề cương chi tiết (Syllabus)
- Slide bài giảng
- Hình ảnh chứng nhận, bảng điểm danh (sau khi khóa học kết thúc)
Hình 6: Đính kèm tài liệu liên quan đến khóa học
Ví dụ điền mẫu sẵn
Tình huống: Tổ chức một buổi học An toàn lao động định kỳ cho nhân viên mới, diễn ra trong 1 buổi (4 tiếng), bắt buộc tham gia, có cấp giấy chứng nhận thời hạn 2 năm.
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Tên khóa đào tạo | Huấn luyện An toàn, Vệ sinh lao động nhóm 4 |
| Giảng viên | Trần Văn B (Chuyên gia OHS) |
| Ngày bắt đầu | 15/05/2025 |
| Ngày kết thúc | 15/05/2025 |
| Thời lượng (giờ) | 4 |
| Loại đào tạo | Bắt buộc (Mandatory) |
| Danh mục đào tạo | An toàn (Safety) |
| Địa điểm | Hội trường A |
| Có cấp chứng chỉ | Bật (Có) |
| Thời hạn chứng chỉ (tháng) | 24 |
Lỗi nhập liệu thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Khóa học không xuất hiện ở trạng thái "Đã hoàn thành" | "Ngày kết thúc" chưa qua (vẫn ở tương lai hoặc hiện tại) | Trạng thái này do hệ thống tự tính dựa trên ngày hiện hành. Khi qua ngày kết thúc, trạng thái sẽ tự động đổi |
| Báo lỗi "Thời hạn chứng chỉ không hợp lệ" | Đã bật "Có cấp chứng chỉ" nhưng chưa nhập số tháng hiệu lực | Nhập một con số (tháng) vào ô thời hạn chứng chỉ, hoặc tắt công tắc cấp chứng chỉ đi |
| Thiếu số liệu tổng giờ đào tạo trên Dashboard ESG | Bỏ trống trường "Thời lượng (giờ)" hoặc không cập nhật trạng thái học viên thành "Hoàn thành" | Sửa khóa học nhập số giờ cụ thể và đảm bảo học viên đã được đánh dấu là "Hoàn thành" (Completed) |