Quản lý nhà cung cấp
Phân hệ giúp doanh nghiệp số hóa hồ sơ nhà cung cấp, quản lý danh mục mặt hàng cung ứng và thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất lẫn tuân thủ ESG — hỗ trợ báo cáo GRI 204 (Procurement Practices).
Ngữ cảnh & Ai dùng
Khi nào dùng: Khi cần đăng ký nhà cung cấp mới, cập nhật thông tin đối tác hiện có, hoặc thực hiện đợt đánh giá hiệu suất định kỳ (hàng quý/hàng năm) theo yêu cầu của bộ phận mua hàng hoặc ESG.
Người thực hiện: Chuyên viên mua hàng/cung ứng tạo và cập nhật hồ sơ; nhóm đánh giá ghi nhận kết quả; quản lý phê duyệt xếp loại.
Tần suất: Đăng ký nhà cung cấp khi phát sinh quan hệ mới; đánh giá theo chu kỳ (thường 1–2 lần/năm hoặc sau mỗi lô hàng lớn).
Hướng dẫn nhập liệu
Bước 1: Truy cập và tạo hồ sơ nhà cung cấp
- Trên menu bên trái, chọn Quản trị → Quản lý nhà cung cấp.
- Nhấn + Thêm mới để khởi tạo hồ sơ nhà cung cấp mới.
- Hệ thống mở form với 4 tab: Thông tin cơ bản, Danh sách liên hệ, Mặt hàng cung cấp, Đánh giá nhà cung cấp.
Hình 1: Danh sách nhà cung cấp
Bước 2: Điền Thông tin cơ bản (tab Thông tin cơ bản)
ℹ️ Thông tin: Các trường có dấu ✅ là bắt buộc.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Mã nhà cung cấp | ❌ | Mã định danh ngắn; để trống hệ thống tự sinh | Nhập văn bản hoặc để trống (ví dụ: SUP-001) |
| Tên nhà cung cấp | ✅ | Tên gọi đầy đủ theo đăng ký kinh doanh | Nhập văn bản |
| Loại nhà cung cấp | ✅ | Phân loại theo ngành nghề hoặc quy mô | Chọn từ danh sách (Nguyên vật liệu, Dịch vụ...) |
| Phòng ban phụ trách | ✅ | Đơn vị nội bộ chịu trách nhiệm quản lý nhà cung cấp này | Chọn từ danh sách phòng ban |
| Đánh giá ESG | ❌ | Xếp hạng tiêu chuẩn môi trường, xã hội và quản trị | A / B / C / D |
| Mức độ rủi ro | ✅ | Đánh giá rủi ro tổng thể của nhà cung cấp | Thấp / Trung bình / Cao / Rất cao |
| Nhà cung cấp địa phương | ❌ | Đánh dấu nếu nhà cung cấp thuộc khu vực địa phương | Bật / Tắt (mặc định: Tắt) |
| Mã số thuế | ❌ | Mã số thuế doanh nghiệp theo đăng ký | Nhập văn bản (ví dụ: 0312345678) |
| Địa chỉ | ❌ | Địa chỉ trụ sở giao dịch chính | Nhập văn bản tự do |
| Số điện thoại | ❌ | Điện thoại liên hệ chính thức của doanh nghiệp | Nhập văn bản (ví dụ: 028 1234 5678) |
| ❌ | Địa chỉ thư điện tử giao dịch chính thức | Nhập email hợp lệ | |
| Website | ❌ | Địa chỉ trang web của đối tác | Nhập URL (ví dụ: https://nhacungcap.com) |
| Trạng thái | ✅ | Trạng thái hợp tác hiện tại | Đang hoạt động / Ngừng hoạt động |
💡 Mẹo: Bật Nhà cung cấp địa phương là chỉ số quan trọng để hệ thống tự động tổng hợp vào báo cáo GRI 204 (Procurement Practices). Đây là tiêu chí được nhiều khung báo cáo ESG yêu cầu công bố.
Bước 3: Thêm Danh sách liên hệ (tab Danh sách liên hệ)
Tab Danh sách liên hệ cho phép lưu nhiều cá nhân đại diện từ phía nhà cung cấp. Nhấn + Thêm mới để bổ sung từng người liên hệ.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Tên liên hệ | ✅ | Họ và tên người đại diện của nhà cung cấp | Nhập văn bản |
| Chức vụ | ❌ | Vai trò, chức danh trong tổ chức đối tác | Nhập văn bản (ví dụ: Giám đốc KD) |
| Số điện thoại | ❌ | Số điện thoại di động hoặc đường dây trực tiếp | Nhập văn bản |
| ❌ | Địa chỉ email làm việc cá nhân | Nhập email hợp lệ | |
| Liên hệ chính | ❌ | Đánh dấu người sẽ nhận thông báo chính từ hệ thống | Bật / Tắt (chỉ 1 người được chọn) |
💡 Mẹo: Chỉ nên bật Liên hệ chính cho một người duy nhất — đây là người nhận thông báo mặc định từ hệ thống. Các liên hệ còn lại được xếp vào nhóm phụ.
Hình 2: Thêm và quản lý danh sách liên hệ của nhà cung cấp
Bước 4: Khai báo Mặt hàng cung cấp (tab Mặt hàng cung cấp)
Tab Mặt hàng cung cấp theo dõi các hàng hóa/dịch vụ mà đối tác đang cung ứng. Nhấn + Thêm mới để bổ sung từng mặt hàng.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Mặt hàng | ✅ | Chọn từ danh mục vật tư/sản phẩm của hệ thống | Chọn từ danh sách (không được chọn trùng lặp) |
| Giá (VND) | ❌ | Đơn giá thỏa thuận hiện tại với nhà cung cấp | Số nguyên dương (ví dụ: 150,000) |
| Thời gian giao hàng | ❌ | Thời gian trung bình từ đặt hàng đến nhận hàng (Lead time) | Nhập văn bản (ví dụ: 7-10 ngày) |
| Ghi chú | ❌ | Các thỏa thuận đặc biệt về vận chuyển, đóng gói hoặc điều kiện khác | Nhập văn bản tự do |
⚠️ Lưu ý: Mỗi mặt hàng chỉ được chọn một lần cho cùng một nhà cung cấp. Nếu chọn trùng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép lưu.
Hình 3: Khai báo danh mục mặt hàng nhà cung cấp cung ứng
Bước 5: Thực hiện Đánh giá nhà cung cấp (tab Đánh giá nhà cung cấp)
Tab Đánh giá nhà cung cấp ghi nhận kết quả các đợt kiểm tra định kỳ. Nhấn + Thêm mới để tạo một đợt đánh giá mới.
ℹ️ Thông tin: Hệ thống tự động tính Tổng điểm bằng cách cộng dồn 5 điểm thành phần: Chất lượng, Giá cả, Thanh toán & Giao hàng, Thời gian, Số lượng.
Form đánh giá được chia thành các nhóm:
Thông tin đánh giá chung:
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Mặt hàng cung cấp | ❌ | Mặt hàng/dịch vụ cụ thể được đánh giá trong đợt này | Chọn từ danh sách (hoặc để trống để đánh giá toàn diện) |
| Ngày đánh giá | ✅ | Ngày thực hiện đợt đánh giá hiện tại | Chọn ngày (mặc định: hôm nay) |
| Ngày đánh giá kế tiếp | ❌ | Ngày dự kiến cho đợt đánh giá tiếp theo | Chọn ngày (phải sau ngày đánh giá hiện tại) |
| Chứng nhận ESG | ❌ | Các chứng nhận quốc tế nhà cung cấp đang sở hữu | Chọn từ danh sách (ISO 14001, SA8000, v.v.) |
| Chất lượng | ❌ | Điểm đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ | Số thực (điểm thành phần, hệ thống tự cộng vào tổng) |
| Giá cả | ❌ | Điểm đánh giá mức độ cạnh tranh và ổn định về giá | Số thực |
| Thanh toán & Giao hàng | ❌ | Điểm đánh giá điều khoản thanh toán và quy trình giao nhận | Số thực |
| Thời gian | ❌ | Điểm đánh giá mức độ giao hàng đúng hạn (On-time Delivery) | Số thực |
| Số lượng | ❌ | Điểm đánh giá mức độ giao đủ hàng (In-full Delivery) | Số thực |
| Đánh giá chung (Rating) | ✅ | Xếp loại tổng thể nhà cung cấp dựa trên điểm số | A – Xuất sắc / B – Tốt / C – Trung bình / D – Cần cải thiện |
| Trạng thái | ❌ | Tình trạng hoàn thiện của đợt đánh giá | Chờ xử lý / Đang xử lý / Hoàn thành |
| Ghi chú | ❌ | Ý kiến tổng hợp và nhận xét chung của đợt đánh giá | Nhập văn bản tự do |
Thành viên đánh giá:
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Thành viên | ✅ | Nhân sự nội bộ tham gia đoàn đánh giá nhà cung cấp | Chọn từ danh sách nhân viên |
| Trưởng nhóm | ❌ | Xác định người chịu trách nhiệm chính của đợt đánh giá | Bật / Tắt (chỉ 1 người được chỉ định trưởng nhóm) |
Đánh giá tại hiện trường:
Ghi nhận kết quả kiểm tra trực tiếp theo từng tiêu chí chuẩn tại cơ sở nhà cung cấp.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Danh mục đánh giá | ✅ | Tiêu chí chuẩn cần kiểm tra (hiển thị kèm Trọng số của danh mục) | Chọn từ danh sách danh mục đánh giá |
| Điểm đánh giá (1–10) | ✅ | Điểm đánh giá từ 1 (Kém) đến 10 (Xuất sắc) cho tiêu chí tương ứng | Số thực từ 1 đến 10 (bước 0.1) |
| Ghi chú | ❌ | Mô tả lý do trừ điểm hoặc ghi nhận các điểm tích cực phát hiện | Nhập văn bản tự do |
⚠️ Lưu ý: Chỉ được phép đính kèm tài liệu ESG (chứng nhận, báo cáo) sau khi đã chọn ít nhất một Chứng nhận ESG ở phần Thông tin chung. Nếu chưa khai báo chứng nhận, tab tài liệu đính kèm sẽ từ chối upload.
Hình 4: Ghi nhận kết quả đánh giá định kỳ nhà cung cấp
Bước 6: Lưu hồ sơ
- Nhấn Lưu để ghi nhận toàn bộ thông tin nhà cung cấp (thông tin cơ bản, liên hệ, mặt hàng).
- Hồ sơ xuất hiện trong danh sách với trạng thái đã cài đặt.
- Để thêm đánh giá mới, mở hồ sơ nhà cung cấp → chuyển sang tab Đánh giá nhà cung cấp → nhấn + Thêm mới.
💡 Mẹo: Đánh giá nhà cung cấp chỉ có thể thêm sau khi hồ sơ đã được lưu thành công. Hãy hoàn thiện Thông tin cơ bản trước khi chuyển sang tab đánh giá.
Quy trình tổng thể
Ví dụ điền mẫu sẵn
Tình huống: Đăng ký nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào mới và thực hiện đánh giá ban đầu. Sao chép bảng dưới đây và thay thế bằng giá trị thực tế của bạn.
Thông tin cơ bản:
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Tên nhà cung cấp | Công ty TNHH Nguyên liệu Xanh Việt |
| Loại nhà cung cấp | Nguyên vật liệu |
| Mức độ rủi ro | Trung bình |
| Đánh giá ESG | B |
| Nhà cung cấp địa phương | Bật |
| Mã số thuế | 0312345678 |
| Địa chỉ | 123 Nguyễn Văn A, Quận 7, TP. HCM |
| Trạng thái | Đang hoạt động |
Người liên hệ:
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Tên liên hệ | Nguyễn Văn Bình |
| Chức vụ | Giám đốc Kinh doanh |
| Số điện thoại | 0901 234 567 |
| binh.nv@nglieuanh.com | |
| Liên hệ chính | Bật |
Đánh giá nhà cung cấp (ví dụ 1 đợt):
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Ngày đánh giá | 01/06/2025 |
| Ngày đánh giá kế tiếp | 01/12/2025 |
| Chất lượng | 18 |
| Giá cả | 15 |
| Thanh toán & Giao hàng | 12 |
| Thời gian | 10 |
| Số lượng | 10 |
| Đánh giá chung | B – Tốt |
| Ghi chú | Giao hàng đúng hẹn, chất lượng ổn định. Cần cải thiện chính sách đổi trả hàng lỗi. |
Lỗi nhập liệu thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| Không lưu được khi có mặt hàng trùng lặp | Cùng mặt hàng được chọn hai lần trong tab Mặt hàng | Xóa dòng bị trùng hoặc chọn mặt hàng khác |
| Không thêm được đánh giá mới | Hồ sơ nhà cung cấp chưa được lưu | Lưu thông tin cơ bản trước, sau đó mới vào tab Đánh giá để thêm mới |
| Không upload được tài liệu đính kèm ESG | Chưa khai báo Chứng nhận ESG ở phần thông tin chung | Chọn ít nhất một loại chứng nhận ESG trước khi đính kèm file |
| Tổng điểm không thay đổi khi nhập điểm thành phần | Trình duyệt chưa cập nhật state form | Nhập đủ ít nhất 1 điểm thành phần rồi click ra ngoài ô để kích hoạt tính toán |
| Tab Đánh giá không hiển thị | Đang ở chế độ tạo mới (chưa lưu lần đầu) | Tab Đánh giá chỉ xuất hiện sau khi hồ sơ đã được lưu thành công |