Quản lý người dùng
Tính năng hỗ trợ quản trị viên giám sát tài khoản người dùng, cập nhật thông tin và cấp quyền truy cập hệ thống theo đúng chức danh.
Ngữ cảnh
Khi nào dùng: Khi tổ chức có nhân sự mới cần cấp tài khoản, cập nhật vai trò (phân quyền) cho nhân viên, hoặc khóa tài khoản của người dùng đã nghỉ việc. Tần suất: Phát sinh khi có thay đổi nhân sự hoặc thay đổi phân công công việc của các bộ phận.
Ai dùng
Người thực hiện: Quản trị hệ thống (System Admin) hoặc Quản lý nhân sự.
Hướng dẫn thao tác
Bước 1: Truy cập tính năng
- Trên menu bên trái, chọn Hệ thống → Quản lý người dùng.
- Giao diện sẽ hiển thị danh sách tất cả các tài khoản cùng các chỉ số thống kê tổng quan (ví dụ: tổng số người dùng, số lượng đang hoạt động).
- Tại danh sách này, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm nhanh theo Tên / Email, hoặc sử dụng bộ lọc để lọc theo trạng thái.
Hình 1: Màn hình danh sách người dùng trên hệ thống
Bước 2: Xem và cập nhật thông tin người dùng
Để thay đổi thông tin cá nhân hoặc trạng thái tài khoản:
- Nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa (✏️) ở cột thao tác tương ứng với người dùng cần sửa.
- Điền và cập nhật các trường thông tin trong form hiển thị.
ℹ️ Thông tin: Các trường có dấu ✅ là bắt buộc.
| Trường | Bắt buộc | Ý nghĩa | Giá trị hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Họ và tên | ✅ | Tên đầy đủ của người dùng để dễ nhận diện trên hệ thống | Ký tự văn bản |
| ✅ | Địa chỉ email dùng làm tài khoản đăng nhập | Định dạng email hợp lệ | |
| Trạng thái | ✅ | Cho phép kích hoạt hoặc tạm khóa tài khoản | Hoạt động / Không hoạt động |
| Mật khẩu | ❌ | Đặt lại mật khẩu mới cho người dùng (nếu cần) | Chuỗi ký tự bảo mật |
Bước 3: Gán vai trò (Phân quyền)
Mỗi tài khoản cần có ít nhất một "Vai trò" (ví dụ: Quản trị viên, Người kiểm duyệt) để có thể xem hoặc thao tác trên các tính năng của phần mềm.
- Tại danh sách người dùng, nhấn vào biểu tượng Quản lý vai trò ở cột thao tác (bên cạnh nút Chỉnh sửa).
- Một danh sách các vai trò đã được tạo lập (trong tính năng Quản lý vai trò) sẽ hiện ra.
- Tích chọn vào các vai trò phù hợp với nhiệm vụ của tài khoản này (Một người dùng có thể kiêm nhiệm nhiều vai trò).
- Nhấn Xác nhận / Lưu để áp dụng.
Hình 3: Cửa sổ quản lý vai trò và phân quyền cho người dùng
Bước 4: Lưu & Xác nhận
- Sau khi chỉnh sửa form thông tin, nhấn Lưu để cập nhật dữ liệu.
- Bạn có thể nhấn vào biểu tượng Xem (👁️) trên danh sách để mở cửa sổ chi tiết, rà soát lại thông tin liên lạc và các vai trò đang được gán cho người dùng này mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu.
Ví dụ điền mẫu sẵn
Tình huống: Bộ phận môi trường có chuyên viên mới tên "Nguyễn Văn A". Bạn cần cập nhật thông tin của A và phân quyền vào nhóm Quản lý môi trường. Dưới đây là ví dụ nhập liệu cho anh A:
| Trường | Giá trị mẫu |
|---|---|
| Họ và tên | Nguyễn Văn A |
nguyenvana@esg.com | |
| Trạng thái | Hoạt động |
| Vai trò (Gán thêm) | Chọn vai trò Quản lý môi trường |
Lỗi thao tác thường gặp
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách sửa |
|---|---|---|
| "Email đã được sử dụng" | Địa chỉ email này đã được đăng ký cho một tài khoản khác trong hệ thống | Kiểm tra lại địa chỉ email hoặc tìm kiếm email đó trên thanh tìm kiếm để xác nhận. |
| Người dùng đăng nhập thành công nhưng giao diện trống | Tài khoản chưa được gán Vai trò, hoặc Vai trò đó chưa có quyền truy cập | Quay lại Bước 3: Gán vai trò để tích chọn ít nhất 1 vai trò hợp lệ cho người dùng đó. |
| Không thể xóa người dùng | Tài khoản đang liên kết với các dữ liệu giao dịch hoặc báo cáo quan trọng | Bạn nên đổi Trạng thái của tài khoản sang "Không hoạt động" thay vì xóa, để bảo toàn lịch sử dữ liệu hệ thống. |